Как организовать переезд офиса

Планируя переезд в другой офис, важно организовать его так, чтобы не допустить сбоев в работе компании. В идеале это выглядит так: вечером сотрудники ушли домой, а утром пришли в новый офис и продолжили работать как ни в чем не бывало.

Как облегчить себе и сотрудникам переезд в новый офис: пошаговое руководство

Если вы правильно подготовились к переезду, и новый офис готов вовремя, в нем расставлена ​​мебель и техника, настроен телефон и подключен интернет, то сам переезд пройдет без сучка и задоринки.

Создание комфортной и гармоничной атмосферы в рабочем офисе – задача любого руководителя. Ведь от того, насколько свободно и уверенно чувствуют себя сотрудники, зависит продуктивность всего отдела. Сегодня в больших и малых городах активно строятся внушительные и просторные офисные здания. Поэтому логично, что многие компании предпочитают сменить место дислокации, так как предоставляется только такая возможность.

О том как организовать переезд офиса наилучшим образом можно узнать в компании Домовозов, пройдя по данной ссылке. В компании большой штат сотрудников и быстрая динамика обработки заказов, которая позволяет предлагать клиентам цены ниже среднего на рынке грузоперевозок.

Шаг 1: выбрать подходящее помещение

Прежде чем составлять план переезда в новый офис, необходимо проанализировать нынешнее помещение и понять:

• что в нем нравится, а что — нет;
• что бы вы хотели изменить в интерьере.

Переезд компании в новый офис: несколько советов

1. Продумайте планировку офисного помещения до мелочей, прежде чем приступить к осмотру помещения, чтобы не заблудиться и не затягивать процесс. Вы можете рассчитать необходимую площадь самостоятельно, воспользовавшись калькулятором, но лучше воспользоваться услугами посредников, у которых есть база коммерческих объектов и опыт подбора бесплатно.
2. Чтобы минимизировать затраты на переезд в новый офис, внимательно изучите конфигурацию и планировку предлагаемого вам офисного помещения: если в нем много перегородок, несущих стен и колонн, вы потратите больше на дизайн и ремонт.

Оцените комнату, которую вы смотрели, по следующим критериям:

• Есть ли сервисная поддержка: охрана, клининговые услуги, интернет и т.д.
• Если переезд во второй офис будет означать, что сотрудникам придется дольше добираться до работы, предупредите их об том. И озвучьте плюсы, компенсирующие это хотя бы частично: более просторные кабинеты, удобная планировка офисного помещения, кухня с домашней едой по доступной цене, любые бонусы.
• Достаточно парковочных мест для тех, кто на машинах.
• Есть ли поблизости кафе и рестораны, где можно пообедать (актуально, если вы против еды на работе, а в офисе нет кухонь).

Когда вы определились, какое помещение будете искать и как хотели бы его обставить, можно переходить к следующему этапу — составлению плана переезда в новый офис и составлению сметы.

Шаг 2: оценить сроки и стоимость переезда офиса компании

В первую очередь рекомендуем назначить ответственный за переезд офис компании, который будет контролировать процесс: координировать работу отделов, контролировать подрядчиков и так далее.

Составляем план переезда в новый офис

Если планируется ремонт, важны состояние и габариты нового офиса: подготовка помещения площадью 500-2000 м2 занимает 4-6 месяцев, 2000-5000 м2 — от 6 до 9 месяцев. Разработка дизайн-проекта интерьера офиса компании занимает от 8 до 14 недель.

Ускорить переезд компании в новый офис можно, используя подход Design & Build, когда клиент решает все вопросы с одним подрядчиком. В этом случае строительство или ремонт происходит параллельно с работой над дизайном интерьера офиса. Минус подхода — ограниченный бюджет и сжатые сроки. Придется подбирать бюджетные альтернативы или искать замену авторской продукции, что не всегда удается сделать быстро.

На скорость ремонта также влияет время, когда мебель и материалы, необходимые для работы и отделки, будут доставлены на объект. В каждом офисном центре действуют свои правила ввоза/вывоза товаров и проведения шумных работ (например, только в выходные дни или в вечернее/ночное время, чтобы не мешать другим арендаторам). Это замедляет процесс и задерживает переезд офиса компании.

Важно зафиксировать в плане переезда в новый офис требуется закупка мебели, т.к. Это влияет на сроки. Изготовление мебели по индивидуальным заказам в России может занять до восьми недель, если вам нужна мебель из Европы, то не менее двух месяцев.

Если вы работаете с дизайнерами, они берут работу по подбору мебели на себя. Обычно в спецификациях дизайн-проекта описывается вся мебель и техника, которая будет использоваться для вашего офиса. Если работа идет по договору, еще на стадии замысла дизайнеры связываются с поставщиками и подбирают подходящие модели, чтобы они прибыли точно в срок. Если без контактная — специалисты предоставляют спецификации мебели и оборудования, но не контролируют поставщиков.

Составляем смету переезда офиса

Это нужно для того, чтобы в процессе переезда в другой офис вы уложились в бюджет и не потратили деньги понапрасну.

Самая большая статья статья при переезде офиса — ремонт. Цены зависят от курса валюты и ремонтируемого помещения. Добавьте 10-15% бюджета на непредвиденные расходы и изменения.

На мебели и материалах можно сэкономить не в ущерб дизайну офиса, если заказать стандартные модели по каталогам — те, которые фабрика выпускает на постоянной основе. Второй вариант — заменить дорогие позиции на более бюджетные, например, шпонированные панели на ЛДСП с декором под дерево. Желательно доверить это профессионалам, чтобы выбранные модели вписались в интерьер.

Шаг 3: подготовить новый офис к переезду

1. Продумать расстановку мебели и рассадку сотрудников. Это поможет распределить между ними места, понять, чего не хватает, а также быстро навести порядок в новом офисе после переезда. На глаз это сделать невозможно, нужны точные размеры, иначе может получиться так, что в плане четыре стола, а на самом деле в шкаф помещаются только два.
2. Проверка мебели и техники: всё ли целое и исправно работает. То, что вы планируете взять с собой, должно быть подписано, чтобы после переезда в офис компании сотрудники могли быстро найти свои вещи.
3. Уточнить у арендодателя сообщение сообщение коммуникации: количество телефонных линий, скорость интернета. Все это необходимо подключить заранее, чтобы избежать неожиданностей после переезда компании в новый офис.
4. Проверьте параметры обоих помещений, влияющие на процесс переезда офиса: вместимость входов и выходов, грузоподъемность и количество лифтов, наличие погрузочно-разгрузочной зоны и т.д.
5. За несколько недель до дня переезда перед администрацией бизнес-центра проверьте, есть ли долги перед старым арендатором. Бывает, что мебель разобрана, вещи упакованы, а выйти из офиса невозможно, потому что у администрации есть вопросы к компании. Придется переезжать в офис, а это нарушение рабочего процесса и дополнительные расходы.
6. Сообщите клиентам, что вы меняете свое местоположение. Вы можете сделать e-mail рассылку, указав в письме новый адрес и дату, с которой вас там можно будет найти.
7. Заказывайте пропуска для автомобилей и сотрудников мувинговой компании, чтобы не было проблем при вывозе имущества.

Шаг 4: переехать и обустроить новый офис

Когда организационные вопросы решены, ремонт готов, мебель куплена, можно выбирать мувинговую компанию. Делать это лучше всего за полторы-две недели до переезда, чтобы можно было без спешки определиться и приступить к сбору вещей.

Выбирая услугу грузоперевозок, вам нужно решить, что вам больше подходит: перевозка с почтовыми расходами или комплексная перевозка.

Первый вариант может быть дешевле, но при этом необходимо тщательно оценивать вес и объем всех предметов — даже за небольшой вес придется доплачивать. Поэтому этот вариант подходит для переезда небольшого офиса. Крупной компании удобный комплексный переезд: перевозчик просчитывает общую стоимость перевозки, сам упаковывает вещи, забирает их и расставляет в указанных местах.

За несколько дней до переезда необходимо составить план нового офиса с описанием расстановки оборудования на новых рабочих местах. Это поможет организовать офисный переезд без накладных расходов и быстрее «освоиться» на новом месте.

Подумайте и о своих сотрудниках. Примерно за неделю до переезда попросите их просмотреть все документы и папки, чтобы избавиться от лишнего и перевезти в новый офис только нужные документы.

Если вы переезжаете с помощью транспортной компании, лучше планировать это на выходные. Сотрудники будут отдыхать, а офис двигаться. Если пересылается сообщение, очень день, когда нагрузка на просонал минимальная.

Также заранее продумайте, где будут работать сотрудники, пока специалисты перевозят и разгружают мебель. Хорошее решение — переселить всех в коворкинг на время переезда в другой офис. Там вы можете арендовать индивидуальные, полностью оборудованные помещения для необходимого количества сотрудников. Более экономичный вариант — разрешить сотрудникам работать из дома.

План переезда в новый офис: основные этапы

Переезд в другой офис — всегда женщина хлопотное занятие для компании. Нужно продумать сроки, подобрать подходящее помещение и оповестить сотрудников.

Переживания можно свести к минимуму, если грамотно организовать офисный переезд:

• назначить ответственного;
• заранее начать выбирать место для нового офиса и делать это вместе с дизайнером;
• закрыть долги перед прежним арендодателем;
• составить смету и оценить сроки переезда в другой офис;
• подобрать мебель и материалы для нового помещения, определиться с планировкой;
• найти мувинговую компанию, которая поможет осуществить переезд офиса;
• дать сотрудникам возможность подготовиться к переезду.

Такие простые действия помогут вам осуществить переезд офиса компании быстро и без лишних затрат.